POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
INTRODUCCIÓ

VALUE RETAIL MANAGEMENT SPAIN, S.L.U. («VRMS» o la «Societat») és la gestora de La Roca Village (propietat de VALUE RETAIL BARCELONA, S.L.) i Las Rozas Village (propietat de VALUE RETAIL MADRID, S.L.). VRMS advoca per establir una cultura de transparència, ètica i tolerància zero de qualsevol conducta que contravingui la normativa aplicable, el seu Codi de conducta o altres normes internes. L’objecte d’aquesta política és definir els principis fonamentals mantinguts, promoguts i assumits per VRMS a la gestió de denúncies. Així mateix, la política descriu els components essencials que conformen el sistema i facilita informació sobre altres canals «externs» d’informació que serveixin d’alternativa als denunciants per comunicar-se amb les autoritats reguladores rellevants. Es podrà accedir a aquesta Política al lloc web de VRMS, en un apartat específic i fàcilment localitzable.

ÀMBIT D'APLICACIÓ

Aquesta Política és aplicable a les activitats que realitza VRMS a qualsevol lloc i amb altres entitats sempre que tingui control efectiu o ocupi llocs als seus òrgans de direcció. També és aplicable al Consell d'Administració, càrrecs directius i òrgans de control. El resultat d'aquesta Política s'aplica a tots els empleats de VRMS, els seus proveïdors, distribuïdors, franquícies, consultors, llicenciataris, agents, societats participades, clients, llogaters o consumidors així com qualsevol altra persona física o jurídica que faci servir la marca VALUE RETAIL o que tingui relació amb VRMS.

NORMATIVA APLICABLE

Aquesta Política s’ha adaptat, entre d’altres, a les normes següents:

  • Llei orgànica 10/1995, de 23 de novembre, del Codi penal i les seves modificacions posteriors.
  • Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
  • Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals, així com el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD).
  • Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre infraccions del Dret de la Unió.

Aquesta Política s’adaptarà als canvis legislatius que es produeixin a Espanya i als països en què VRMS tingui qualsevol mena d’activitat, així com als criteris establerts a les sentències del Tribunal Suprem, el Tribunal Constitucional, el Tribunal de Justícia de la Unió Europea i el Tribunal Europeu de Drets Humans, i també tindrà en compte les indicacions establertes a les guies, els informes, les recomanacions i les resolucions de les administracions públiques nacionals o europees, en concret, les Recomanacions emeses per l’Autoritat Independent de Protecció de l’Informant (AIPI).

NORMES APLICABLES EN MATÈRIA DE COMPLIMENT

Aquesta Política s’ha adaptat a les següents normes nacionals:

  • Circular 1/2016 de la Fiscalia General de l’Estat.
  • UNE 19601:2017. Sistemes de gestió de compliment penal.
  • Sentències principals del Tribunal Suprem des del 2010.
01 CANAL DE DENÚNCIES
  1. VRMS posa el Canal de Denúncies a disposició dels denunciants, i és el canal preferent per comunicar conductes que podrien considerar-se infraccions de la llei, del Codi d’ètica o de normes internes. El Canal de Denúncies admet comunicacions tant per escrit com verbals, i permet presentar comunicacions de manera anònima, d’acord amb l’article 7.3 de la Llei 2/2023. Els canals següents estan disponibles per comunicar informació:
  • El Canal Speak Up, a disposició exclusiva dels empleats i gestionat per la societat matriu de VRMS, assegura que totes les denúncies sobre VRMS, o relacionades d’alguna manera amb VRMS, es comuniquin i gestionin a través del Responsable del Sistema de Denúncies. El Canal Speak Up pot tenir les seves pròpies polítiques, que es posaran a disposició de tots els empleats.
  • Altres interessats a Espanya poden utilitzar qualsevol dels canals següents, gestionats directament per VRMS i, per tant, sota el control del Responsable del Sistema de Denúncies:
    • Correu electrònic: canaldeinformantes@valueretail.com
    • Comunicació postal adreçada al Responsable del Sistema al domicili social de VRMS, en un sobre tancat amb la indicació «Confidencial – Canal de Denúncies».
    • Reunió presencial amb el Responsable del Sistema, que s’ha de celebrar en un termini màxim de set (7) dies des de la sol·licitud de l’informant. Les comunicacions verbals es registraran mitjançant un enregistrament segur o una transcripció completa, donant a l’informant l’opció de revisar-la, de sol·licitar canvis i de validar-la amb la seva signatura.
  1. L’informant pot indicar una adreça, correu electrònic o lloc segur per rebre notificacions i de contacte.
  2. També es facilitarà informació, d'una manera clara i accessible, sobre els canals externs disponibles per presentar denúncies davant de les autoritats competents, que s'indiquen a continuació:

Espanya:

  • Nom: [Pendent de creació a Espanya]

  • Dades de contacte: [Pendent de creació a Espanya]

  • Catalunya:

02 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
  1. El Responsable del Sistema Intern d’Informació (en endavant, el «Responsable del Sistema» o «RSII») serà el destinatari i el responsable de gestionar el Sistema de Gestió de Denúncies a Espanya, inclosa qualsevol denúncia relacionada amb VRMS que s’hagi rebut a través del Canal Speak Up o qualsevol altre canal sota el seu control. Serà responsable de gestionar les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies i s’encarregarà de les investigacions que, si escau, es facin.
  2. El Responsable del Sistema pot compartir informació rellevant sobre qualsevol denúncia rebuda amb el responsable del Sistema de Gestió de Denúncies Global de Value Retail, si cal, assegurant que tota la informació es tramiti d’acord amb aquesta política i qualsevol altra política global aplicable, respectant sempre les exigències de confidencialitat i protecció de dades previstes a la normativa aplicable.
03 GARANTIES DEL CANAL DE DENÚNCIES I DEL PROCÉS D'INVESTIGACIÓ

Totes les denúncies rebudes a través del Canal de Denúncies es regiran per les garanties següents:

  • Mesures de seguretat: el Canal de Denúncies disposarà de les mesures tècniques i organitzatives de seguretat apropiades per evitar el risc de divulgació, no disponibilitat i pèrdua o destrucció de dades. Es garantirà la confidencialitat, la disponibilitat i la integritat de les consultes i denúncies rebudes.
  • Confidencialitat: es garantirà la confidencialitat de la identitat del denunciant, el denunciat i qualsevol tercer esmentat a la comunicació, així com dels fets comunicats. Només tindrà accés a la comunicació el personal autoritzat. La identitat de l’informant no serà mai objecte del dret d’accés a dades personals i només es podrà comunicar a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competent, en el marc d’una investigació.
  • Privacitat: el tractament de dades personals es farà de conformitat amb la normativa vigent en matèria de protecció de dades. Les dades es conservaran únicament durant el temps imprescindible i, en tot cas, per un termini màxim de deu (10) anys, d’acord amb l’article 26.4 de la Llei 2/2023.
  • Resposta diligent i motivada: es respondrà a les denúncies respectant els terminis establerts i les respostes sempre estaran suficientment fonamentades i oferiran una resposta a les diferents qüestions plantejades.
  • Llibre-registre: hi haurà un llibre-registre de les comunicacions rebudes i de les investigacions internes a què hagin donat lloc, que no serà públic. Les dades personals enregistrades es conservaran durant el temps imprescindible i, en tot cas, per un termini màxim de deu (10) anys.
04 GARANTIES PER A INFORMANTS I DENUNCIATS
  1. Es garanteixen els drets dels denunciants i dels denunciats, en el marc de les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies, en les condicions següents.
  2. Els denunciants tindran els drets següents:
  • Que no es reveli la seva identitat a persones no autoritzades sense el seu consentiment exprés, incloent-hi el dret a comunicar la informació de manera anònima.
  • A no ser objecte de cap mena de represàlies per haver presentat una denúncia de bona fe, conforme al Títol VII de la Llei 2/2023. Es consideraran expressament prohibides les represàlies en forma d’acomiadament, suspensió, modificació substancial de les condicions de treball, denegació de formació, valoració o referències negatives, danys a la reputació, inclusió en llistes negres, resolució anticipada de contractes, denegació o anul·lació de llicències, o qualsevol altra forma de tracte desfavorable.
  • A la nul·litat de qualsevol acte que constitueixi una represàlia, així com a la inversió de la càrrega de la prova en els procediments judicials o administratius en els quals s’invoquin represàlies, d’acord amb l’article 38 de la Llei 2/2023.
  • A rebre un justificant de recepció de la denúncia en un termini màxim de set (7) dies naturals des de la recepció, llevat que això pogués posar en perill la confidencialitat de la comunicació.
  • A rebre informació sobre l’estat i el resultat de la denúncia dins el termini màxim de tres (3) mesos, ampliable tres (3) mesos més en casos d’especial complexitat.
  1. Els denunciats tenen dret a la presumpció d’innocència i a l’honor, així com al dret d’audiència, confidencialitat, defensa, accés a l’expedient (amb les limitacions establertes per la llei), objectivitat i imparcialitat en la presa de decisions. A més, tenen dret a un procés amb totes les garanties pel que fa a les disposicions legals i les normes internes aplicables, respecte dels terminis establerts i l’adopció de mesures proporcionals a la gravetat dels fets. Tindran dret a conèixer els resultats de la investigació i les mesures correctives aplicables.
  2. No es poden beneficiar de la protecció les persones que comuniquin informació sabent que és falsa, sense perjudici de les responsabilitats de qualsevol mena en què puguin incórrer.
PROCEDIMENT DE GESTIÓ DE DENÚNCIES
INTRODUCCIÓ

VALUE RETAIL MANAGEMENT SPAIN, S.L.U. («VRMS» o la «Societat») és la gestora de La Roca Village (propietat de VALUE RETAIL BARCELONA, S.L.) i Las Rozas Village (propietat de VALUE RETAIL MADRID, S.L.). Aquest Procediment desenvolupa la Política del Sistema de Gestió de Denúncies, descrivint el funcionament de la gestió de les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies. En concret, regula el procés que VRMS ha de seguir a l’hora de gestionar denúncies, cosa que inclou la investigació de denúncies i els procediments disciplinaris, si escau, que s’imposin en cas d’infraccions de la llei, el Codi d’ètica o altres normes internes. El Procediment serà executat pel Responsable del Sistema que, en rebre la notificació d’una infracció potencial, ha d’iniciar la investigació corresponent amb el suport total de VRMS. A tots els nivells de VRMS, es garantirà la implementació real i efectiva d’aquest procediment, i tots els implicats s’hi hauran d’adherir.

ÀMBIT D'APLICACIÓ

Aquest Procediment és aplicable a les activitats que realitza VRMS a qualsevol lloc i amb altres entitats sempre que tingui un control efectiu o ocupi llocs als seus òrgans de direcció. També és aplicable al Consell d’Administració, als càrrecs directius i als òrgans de control. El resultat d’aquest Procediment s’aplica a tots els empleats de VRMS, els seus proveïdors, distribuïdors, franquícies, consultors, llicenciataris, agents, participades, clients, inquilins o consumidors, així com qualsevol altra persona física o jurídica que faci servir la marca VALUE RETAIL o que tingui relació amb VRMS.

NORMATIVA APLICABLE

Aquest Procediment s’ha adaptat, entre d’altres, a les normes següents:

  • Llei orgànica 10/1995, de 23 de novembre, del Codi penal i les seves modificacions posteriors.
  • Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
  • Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals, així com el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD).
  • Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019.
NORMES APLICABLES EN MATÈRIA DE COMPLIANCE

Aquest Procediment s’ha adaptat a les següents normes nacionals:

  • Circular 1/2016 de la Fiscalia General de l’Estat.
  • UNE 19601:2017. Sistemes de gestió de compliment penal.
  • Sentències principals del Tribunal Suprem des del 2010.
01 PROCEDIMENT PER A LA GESTIÓ DE DENÚNCIES
  1. Comunicació de la denúncia

VRMS posa els següents canals de denúncies a disposició de qui vulgui presentar una denúncia:

  • Canal Speak Up, disponible exclusivament per als empleats.
  • Altres interessats a Espanya poden utilitzar:
    • Correu electrònic: canaldeinformantes@valueretail.com
    • Comunicació postal en un sobre tancat adreçada al Responsable del Sistema al domicili social de VRMS, amb la indicació «Confidencial – Canal de Denúncies».
    • Comunicació verbal mitjançant una reunió presencial amb el Responsable del Sistema, que s’ha de celebrar en un termini màxim de set (7) dies des de la sol·licitud de l’informant.

El sistema admet comunicacions anònimes d’acord amb l’article 7.3 de la Llei 2/2023. En el cas de comunicacions verbals, es documentaran mitjançant un enregistrament segur o una transcripció completa, i s’oferirà a l’informant la possibilitat de revisar, modificar i validar la transcripció mitjançant la seva signatura. En el moment de presentar la informació, el Responsable del Sistema proporcionarà a l’informant (sempre que el caràcter de la comunicació ho permeti) tota la informació relativa al tractament de dades personals, els seus drets com a interessat i la possibilitat d’adreçar-se a les autoritats externes competents (AIPI, Oficina Antifrau de Catalunya o OLAF, segons el cas). Si els empleats, els directors, els superiors jeràrquics, els administradors, els socis o els participants de VRMS reben una denúncia a través d’altres canals, també hauran de guardar la màxima confidencialitat i evitar, entre d’altres, divulgar informació que permeti identificar el denunciant, el denunciat o altres afectats, i hauran de remetre-la a través del Canal de Denúncies.

  1. Avaluació i assignació

Amb la informació rebuda, el Responsable del Sistema durà a terme una anàlisi preliminar per verificar-ne la veracitat, la claredat i la totalitat, així com la rellevància dels fets denunciats. A continuació, es determinarà una de les situacions següents:

  • Acceptació de la denúncia perquè els fets constitueixen una possible infracció de la llei, el Codi d’ètica o les normes internes de VRMS.
  • Inadmissió de la denúncia, en els termes previstos a l’article 18.2 de la Llei 2/2023, en particular quan els fets relatats manquen manifestament de versemblança, no siguin constitutius d’una infracció de l’ordenament jurídic inclosa en l’àmbit d’aplicació de la Llei, la comunicació manqui manifestament de fonament o hi hagi indicis racionals d’haver-se obtingut mitjançant la comissió d’un delicte, o els fets siguin substancialment idèntics als recollits en una comunicació anterior.

En tot cas, la denúncia s’ha de remetre a la Fiscalia immediatament quan els fets suggereixin que s’ha comès un delicte o, en cas que els fets afectin als interessos financers de la Unió Europea, a la Fiscalia Europea.

  1. Justificant de recepció, informació sobre l’acceptació o no acceptació i registre

En rebre la denúncia, bé a través del Canal de Denúncies o bé a través d’una comunicació directa al Responsable del Sistema, s’enviarà un justificant de recepció al denunciant dins dels set (7) dies naturals següents a la recepció de la denúncia (llevat que això posi en perill la confidencialitat de la comunicació), i se l’informarà de l’acceptació o no acceptació de la denúncia. Abans de contestar la denúncia o d’iniciar la investigació, el Responsable del Sistema registrarà la denúncia al llibre-registre.

  1. Investigació i resolució

El Responsable del Sistema durà a terme la corresponent investigació amb el suport, si escau, d’empleats interns o experts externs, que hauran de respectar la confidencialitat de tota la informació relacionada amb la denúncia o la investigació.

Obertura de la investigació L’objecte de la investigació serà aclarir els fets produïts, així com identificar-ne les responsabilitats. Les persones implicades en la investigació hauran de signar un contracte de confidencialitat i absència de conflicte d’interessos, cosa que s’exigeix per oferir suficients garanties processals, amb l’excepció del Responsable del Sistema. Els recursos humans i financers necessaris s’assignaran per dur a terme una investigació proporcional a la gravetat del risc identificat.

Mesures cautelars Quan es consideri que la denúncia ofereix indicis de credibilitat, es determinarà l’adopció de mesures cautelars si es considera necessari per evitar qualsevol risc que impedís el desenvolupament correcte de la investigació o per evitar represàlies contra el denunciant. Aquestes mesures s’han d’adoptar en qualsevol moment durant el curs de la investigació.

Desenvolupament de la investigació Durant la investigació, es realitzaran totes les actuacions que es considerin convenients per a la determinació i la resolució de la infracció denunciada, la qual cosa inclou, a títol enunciatiu però no limitatiu, l’obtenció de proves suficients, la realització d’entrevistes, l’examen de documentació, etc. El Responsable del Sistema podrà recollir la informació i els documents que consideri necessaris, així com el testimoni de persones que pogués ser rellevant.

Conflictes d’interessos Si la denúncia fos contra algun dels membres que participi a la investigació, aquesta persona quedarà exclosa o s’abstindrà de participar en la investigació. Comunicació als investigats Si, durant el curs de la investigació, es determina que els fets poden ser certs, i respectant en tot cas la presumpció d’innocència, el Responsable del Sistema es posarà en contacte amb els investigats i els informarà dels fets que se’ls hi atribueixen. També se’ls informarà de la propera entrevista amb el Responsable del Sistema, sense perjudici d’acollir-se al seu dret de no declarar i de presentar la documentació que considerin apropiada.

Durada de la investigació La investigació ha de finalitzar dins d’un termini de tres (3) mesos a partir del moment de la recepció de la denúncia. Amb caràcter excepcional, la investigació es podrà prorrogar durant un termini addicional de tres (3) mesos (sis [6] mesos en total) en casos de molta complexitat. Si, després de la investigació, no s’haguessin identificat els autors de la infracció, la investigació continuarà d’acord amb el que disposen els apartats següents, amb relació a les mesures que cal aplicar per resoldre la infracció detectada i implementar les accions apropiades per evitar que torni a passar.

Informe final El procés sencer es documentarà en un informe elaborat pel Responsable del Sistema. Si cal, s’implementaran mesures definitives per al cas en qüestió, que estaran controlades pel Responsable del Sistema.

Final de la investigació i proposta de resolució del Responsable del Sistema: Un cop finalitzada la investigació i rebut l’informe d’una possible infracció, el Responsable del Sistema adoptarà una resolució escrita que pot:

  • tancar l’expedient perquè considera que no s’ha produït una infracció; o
  • fer una proposta:
    • Imposar una sanció o penalització en cas d’infracció de la llei, el Codi d’ètica o les normes internes, o en cas d’una denúncia presentada de mala fe.
    • Aplicar mesures correctives urgents o aprovar mesures provisionals perquè es converteixin en definitives.

La proposta de resolució s’enviarà a l’òrgan corresponent.

  1. Procediment sancionador

Disposicions comuns Disposicions comunes Per a la imposició d’una sanció o penalització, es tindran en compte els aspectes següents, entre d’altres:

  • La gravetat dels fets que s’estan investigant.
  • La durada o la naturalesa continuada de la infracció.
  • La naturalesa dolosa o imprudent del comportament.
  • La concurrència de circumstàncies agreujants o mitigants, que seran les següents:
    • Confessió dels fets.
    • Col·laboració durant la investigació.
    • Remei o mitigació dels efectes del dany causat.
    • Infraccions anteriors comeses, sempre que el procés d’investigació hagi finalitzat.

Empleat Si, un cop finalitzada la investigació, es detecta una infracció i l’autor és un empleat de VRMS, podrà ser objecte d’una sanció de conformitat amb les disposicions dels convenis col·lectius o sectorials, o la normativa equivalent, que siguin aplicables.

Directors, administradors, col·laboradors i socis Si, un cop finalitzada la investigació, es detecta una infracció i l’autor és un director, administrador, col·laborador o soci de VRMS, se’l podrà sancionar de conformitat amb les disposicions de la normativa vigent en la matèria.

Tercers Si, un cop finalitzada la investigació, es detecta una infracció i l’autor és un proveïdor de VRMS o un tercer, són aplicables les disposicions de la normativa vigent en la matèria, incloent-hi, si escau, les clàusules dels contractes subscrits amb aquests tercers, sense perjudici de l’aplicació íntegra del present Sistema de Gestió de Denúncies i de les facultats de VRMS conforme a aquest Sistema, que no es podran veure limitades o excloses per pacte en contra.

  1. Finalització de la investigació

Un cop finalitzada la investigació, si l’informe final estipula una proposta de sanció o penalització o mesures correctives, ha de ser objecte de seguiment per part del Responsable del Sistema i la documentació resultant s’haurà d’adjuntar a l’informe. La fi de la investigació es comunicarà per escrit tant al denunciant com al denunciat. La comunicació ha d’incloure, com a mínim, informació relacionada amb la detecció o no detecció d’esdeveniments irregulars i, si escau, les mesures previstes o adoptades. Es pot decidir informar les autoritats en cas que els fets constitueixin una infracció de la llei i tenint en compte el que disposa l’apartat 2 d’aquest procediment.

Email: Contacta por email aquí